Reddworld.
HR-Tool
DMS & ERP.
Für unseren langjährigen Kunden reddington-services GmbH haben wir im Jahr 2023 das bereits vorhandene Mitarbeitermanagement-Tool mit neusten Webtechnologien neu entwickelt. Unsere Hauptziele waren dabei Geschwindigkeit, Sicherheit, Erweiterbarkeit und die Entwicklung neuer dringend benötigter Feature, wie ein Messeplanungstool.
Die Webapplikation umfasst einen Backoffice-Teil für interne Mitarbeiter, mit dem unter anderem Mitarbeiter verwaltet, Messen geplant und Ressourcen erstellt und zugewiesen werden können. Reguläre Messemitarbeiter haben einen für Mobilgeräte optimierten Nutzerbereich, in dem sie ihr Profil verwalten, Dokumente managen und sich auf Messen bewerben können. Jeder kann sich über ein öffentliches Registrierungsverfahren bei reddington-services vorstellen, die finale Accounterstellung erfolgt nachdem ein Nutzer durch interne Mitarbeiter interviewt und freigeschaltet wurde.
Messetool.
Das umfangreiche Messeplanungstool ist das Herzstück der Software. Hier verwalten interne Mitarbeiter jeden einzelnen Aspekt aller anstehenden Events, dazu gehört eine Checkliste, die Erstellung und Zuweisung von Briefings für die Mitarbeiter, ein Verfahren für die Bewerbung von Mitarbeitern sowie die Zuordnung der Mitarbeiter zu Teams, eine vollständige Einsatzplanung sortiert nach Ständen, Rollen, Tagen und Uhrzeiten, Check-in und Check-out Kontrolle mit vom System generierten QR-Codes, Mitarbeiterbewertungen und schließlich Zeiterfassungen, um Mitarbeiter automatisch abzurechnen. Ressourcen, wie Hotels, Kunden und Fahrzeuge werden in einer Wissensdatenbank gespeichert und können Messen zugeordnet werden.
Eine abgeschlossene Messe wird automatisch abgerechnet, wofür alle notwendigen Datensätze gesammelt und verpackt werden. Dazu zählen neben den Mitarbeiterdaten auch sämtliche Dokumente und Stundenzettel sowie Bewegungsdaten. Letztere generieren wir automatisch als Excel-Dateien aus den Datensätzen.
Nutzerver-
waltung.
Die primäre Zielgruppe der Messemitarbeiter sind Schüler und Studenten, die nebenbei Arbeit suchen. Der aktuelle Mitarbeiterpool ist groß und es entsteht eine hohe Fluktuation und großer Arbeitsaufwand, um Profildaten und Dokumente, wie Semesterbescheinigungen stets auf dem aktuellsten Stand zu halten und zu verwalten.
Im Nutzerbereich lädt jeder Nutzer selbst die eigenen Dokumente hoch und verwaltet persönliche Daten, wie Adresse und beruflicher Status. Über automatische E-Mails werden alle Nutzer regelmäßig darauf hingewiesen diese aktuell zu halten. In unserem zentralen Nutzerbereich für interne Mitarbeiter werden all diese Daten dann zusammengefasst und grafisch so aufgearbeitet, dass fehlende Datensätze auf einen Blick zu erkennen sind. Zur Abrechnung müssen Dateien und Daten nicht mehr manuell zusammengesucht werden, sondern werden durch das System automatisch gebündelt. Alle Dokumente sind direkt an unser Rollensystem geknüpft und werden nur nach der entsprechenden Authentifizierung herausgegeben.
Messaging Center.
Die Kommunikation zwischen internen Mitarbeitern und Messemitarbeitern findet primär per Mail statt. Um sicherzustellen, dass keine E-Mail mehr untergeht haben wir ein internes Messaging Tool entwickelt, das den E-Mail Verkehr direkt in die App bringt.
Es ermöglicht sowohl das Empfangen als auch das Senden von E-Mails und ordnet die eingehenden E-Mails automatisch den registrierten Nutzern zu. Das Senden von Massenemails, sowie das Senden und Empfangen von Dateien sind selbstverständlich auch Teil des Systems. E-Mails werden dem Betreff folgend in Verläufe sortiert.
Dokumen-
tenver-
waltung.
In der neuentwickelten Reddworld lag ein besonderer Fokus auf der Verwaltung von Dokumenten. Dies umfasst zum einen Dokumente, die von den Messemitarbeitern hochgeladen werden und zur Abrechnung notwendig sind, zum anderen Dokumente, die normalerweise durch die Büromitarbeiter unseres Kunden erstellt werden mussten, beispielsweise Verträge und Abrechnungsdokumente.
Das neue System erfasst pro Nutzer eine Reihe an Abrechnungsrelevanten Dokumenten, wie Semesterbescheinigungen, die sich je nach Nutzer und dessen Berufsstand unterscheiden. Mitarbeiter werden in ihrer App darauf hingewiesen welche Dokumente notwendig sind und stellt, wo möglich, Muster bereit. Das interne Team prüft und bestätigt nach dem Upload die Dokumente. Durch die Digitalisierung dieses Prozesses läuft das Sammeln der Dokumente schneller und geordnet ab, wodurch Abrechnungen beschleunigt werden können.
Neben dem Upload der Dateien durch Messemitarbeiter ist auch das Generieren von Dateien ein wichtiger Teil der Software. Viele Dokumente, wie Verträge, Bewegungsdaten oder auch Messepläne und Mitarbeiterlisten müssen - abhängig vom Nutzer und der jeweiligen Messe - in angepasster Form bereitgestellt werden. Aus diesem Grund ist die Software in der Lage PDF und Excel zu generieren und diese für Nutzer zum Download bereitzustellen.