Reddworld.
HR-Tool
DMS & ERP.
Für unseren langjährigen Kunden reddington-services GmbH haben wir im Jahr 2023 das bereits bestehende Mitarbeitermanagement-Tool auf Basis moderner Webtechnologien vollständig neu entwickelt. Im Fokus standen dabei insbesondere Geschwindigkeit, Sicherheit und Erweiterbarkeit sowie die Umsetzung neuer, dringend benötigter Funktionen, darunter ein umfangreiches Tool zur Messeplanung.
Die Webapplikation umfasst einen Backoffice-Bereich für interne Mitarbeiter, über den unter anderem Personal verwaltet, Messen geplant sowie Ressourcen angelegt und zugewiesen werden können. Reguläre Messemitarbeiter erhalten einen speziell für Mobilgeräte optimierten Nutzerbereich, in dem sie ihr Profil pflegen, Dokumente verwalten und sich auf Messen bewerben können. Interessenten können sich über einen öffentlichen Registrierungsprozess bei reddington-services vorstellen. Die finale Accounterstellung erfolgt, nachdem der jeweilige Nutzer durch interne Mitarbeiter interviewt, geprüft und freigeschaltet wurde.
EVENT
HANDLING.
Das umfangreiche Messeplanungstool bildet das Herzstück der Software. Hier verwalten interne Mitarbeiter sämtliche Aspekte bevorstehender Events. Dazu gehören unter anderem Checklisten, die Erstellung und Zuweisung von Briefings, ein Bewerbungsverfahren für Messemitarbeiter sowie deren Zuordnung zu Teams. Hinzu kommen eine vollständige Einsatzplanung nach Ständen, Rollen, Tagen und Uhrzeiten, eine Check-in- und Check-out-Kontrolle über automatisch generierte QR-Codes, Mitarbeiterbewertungen und schließlich die Zeiterfassung als Grundlage für die automatisierte Abrechnung. Ressourcen wie Hotels, Kunden und Fahrzeuge werden zentral in einer Wissensdatenbank gespeichert und können den jeweiligen Messen zugeordnet werden.
Nach Abschluss einer Messe wird die Abrechnung automatisch vorbereitet. Hierfür sammelt und bündelt das System sämtliche erforderlichen Datensätze. Dazu gehören neben den Mitarbeiterdaten auch alle relevanten Dokumente, Stundenzettel und Bewegungsdaten. Letztere werden auf Grundlage der erfassten Datensätze automatisch als Excel-Dateien generiert.
Nutzerver-
waltung.
Die primäre Zielgruppe der Messemitarbeiter bilden Schüler und Studierende, die nach einer flexiblen Nebentätigkeit suchen. Durch den großen Mitarbeiterpool und die damit verbundene Fluktuation entsteht ein erheblicher Verwaltungsaufwand, insbesondere wenn es darum geht, Profildaten und Dokumente wie Semesterbescheinigungen dauerhaft auf dem aktuellen Stand zu halten.
Im Nutzerbereich lädt jeder Nutzer seine benötigten Dokumente selbstständig hoch und verwaltet persönliche Angaben wie Adresse und beruflichen Status. Automatische E-Mails erinnern die Nutzer regelmäßig daran, ihre Daten und Dokumente aktuell zu halten. Im zentralen Verwaltungsbereich für interne Mitarbeiter werden sämtliche Informationen gebündelt und visuell so aufbereitet, dass fehlende oder unvollständige Datensätze auf einen Blick erkennbar sind. Für die Abrechnung müssen Dateien und Informationen dadurch nicht mehr manuell zusammengesucht werden, sondern werden vom System automatisch zusammengestellt. Alle Dokumente sind unmittelbar mit unserem Rollensystem verknüpft und können ausschließlich nach entsprechender Authentifizierung abgerufen werden.
Messaging Center.
Die Kommunikation zwischen internen Mitarbeitern und Messemitarbeitern erfolgt überwiegend per E-Mail. Um sicherzustellen, dass keine Nachricht mehr übersehen wird, haben wir ein internes Messaging-Tool entwickelt, das die gesamte E-Mail-Kommunikation direkt in die Anwendung integriert.
Das System ermöglicht sowohl den Empfang als auch den Versand von E-Mails und ordnet eingehende Nachrichten automatisch den entsprechenden registrierten Nutzern zu. Auch der Versand von Massen-E-Mails sowie das Senden und Empfangen von Dateianhängen sind vollständig integriert. Zusammengehörige E-Mails werden anhand ihres Betreffs automatisch erkannt und übersichtlich zu Kommunikationsverläufen zusammengefasst.
Dokumen-
tenver-
waltung.
Bei der Neuentwicklung von Reddworld lag ein besonderer Fokus auf der effizienten Verwaltung von Dokumenten. Dies umfasst einerseits Unterlagen, die von Messemitarbeitern hochgeladen und für die Abrechnung benötigt werden, und andererseits Dokumente, die zuvor manuell durch die internen Mitarbeiter unseres Kunden erstellt werden mussten, beispielsweise Verträge und Abrechnungsunterlagen.
Das neue System verwaltet für jeden Nutzer eine Reihe abrechnungsrelevanter Dokumente, darunter beispielsweise Semesterbescheinigungen. Welche Unterlagen erforderlich sind, richtet sich individuell nach dem jeweiligen Nutzer und dessen Beschäftigungsstatus. Mitarbeiter werden innerhalb der Anwendung darauf hingewiesen, welche Dokumente benötigt werden, und erhalten, wo möglich, passende Vorlagen. Nach dem Upload werden die Unterlagen durch das interne Team geprüft und freigegeben. Durch die Digitalisierung dieses Prozesses können Dokumente schneller und strukturierter erfasst werden, wodurch sich auch nachgelagerte Abrechnungsprozesse deutlich beschleunigen lassen.
Neben dem Upload von Dateien durch Messemitarbeiter spielt auch die automatische Dokumentengenerierung eine zentrale Rolle innerhalb der Software. Zahlreiche Unterlagen wie Verträge, Bewegungsdaten, Messepläne oder Mitarbeiterlisten müssen abhängig vom jeweiligen Nutzer und der entsprechenden Messe individuell aufbereitet und bereitgestellt werden. Aus diesem Grund kann die Software PDF- und Excel-Dateien automatisiert generieren und den jeweiligen Nutzern direkt zum Download zur Verfügung stellen.